Аренда автомобиля между организациями
Если машину передают без водителя, это аренда без экипажа: компания-арендатор сама назначает водителей, оплачивает топливо и ремонт, отвечает за ДТП. Особенности сделки между юрлицами:
- Подписанты. Директора или представители по доверенности, с указанием основания полномочий.
- НДС. Если арендодатель — плательщик НДС, арендная плата указывается с НДС; если нет — «НДС не облагается».
- Допуск водителей. Удобнее всего полис ОСАГО без ограничения числа водителей: в шаблоне это вариант «ОСАГО оформляет собственник». Можно поручить страхование арендатору.
- Путевые листы и осмотры. Если компания использует машину в своей деятельности, требования о путевых листах, медосмотрах и техосмотрах перед выездом могут распространяться на неё — уточните у специалиста по безопасности движения.
- Споры — в арбитражном суде.
Если машину передают вместе с водителем — это договор аренды с экипажем.
Аренда личного автомобиля сотрудника или директора
Частая ситуация: директор или менеджер ездит по делам компании на своей машине. Оформить это можно двумя способами:
- Компенсация за использование личного автомобиля (ст. 188 ТК РФ) — сотрудник остаётся владельцем и сам несёт расходы, а работодатель выплачивает компенсацию по соглашению. Для налогообложения у компенсации есть лимиты.
- Договор аренды без экипажа — машина передаётся компании, компания платит арендную плату и несёт расходы на топливо и ремонт. С арендной платы компания удерживает НДФЛ как налоговый агент. Если машину сотрудник сам и водит в рабочее время, для учёта часто выбирают аренду с экипажем, но тогда часть платы за управление считается оплатой услуг — обсудите с бухгалтером.
Какой вариант выгоднее — зависит от расходов на машину и налогового режима компании. Выбор стоит согласовать с бухгалтером.
На какие пункты договора смотрит бухгалтерия
Шаблон тот же, что для любой аренды без экипажа; стороны выбираются в конструкторе — «Организация» или «Физическое лицо».
Реквизиты. ОГРН, ИНН, КПП, подписант и основание полномочий для каждой организации; паспорт — если арендодатель сотрудник.
Арендная плата и НДС. Сумма в месяц, указание на НДС, перечисление на расчётный счёт до определённой даты.
Налоговый агент. Если арендодатель — гражданин, в договоре прямо сказано, что плата включает НДФЛ и компания его удерживает.
Расходы на эксплуатацию. Топливо, мойка, парковки, платные дороги — на арендаторе. Это обосновывает их учёт в расходах компании.
Ремонт. По умолчанию весь ремонт на арендаторе; вариант — износ и плановое ТО за счёт собственника.
Штрафы. Платит арендатор; если постановление пришло собственнику, арендатор возмещает сумму в оговорённый срок.
Субаренда. Передать машину другой компании группы можно только с письменного согласия собственника.
Акт. Пробег, состояние и комплектность на дату передачи — основа для расчёта ущерба при возврате.
Частые ошибки
- Арендная плата за машину сотрудника выше рыночной — налоговая может переквалифицировать её в зарплату.
- Одновременно аренда и компенсация за ту же машину — двойной учёт расходов.
- Нет акта — непонятно, с каким пробегом машину приняли.
Если арендатор — гражданин, а собственник — компания, смотрите договор аренды автомобиля между физическими лицами — шаблон подходит и в случае, когда машину сдаёт организация.
Другие варианты
Договор аренды на год и болееРасторжение договора арендыДоговор аренды прицепаДоговор найма жилого помещенияДоговор аренды нежилого помещения между ИППродление (пролонгация) договора арендыДоговор аренды квартиры с залогомДоговор аренды автомобиля между физическими лицамиДоговор аренды нежилого помещения между физическими лицамиДоговор аренды автомобиляДоговор аренды квартиры с мебелью и техникойДоговор аренды транспортного средства с экипажем
Вопросы и ответы
Можно ли скачать договор аренды автомобиля между юрлицами бесплатно?
Да, образец в DOCX и PDF — кнопкой вверху страницы. Заполненный с реквизитами обеих сторон — 349 ₽.
Нужно ли удерживать НДФЛ при аренде машины у сотрудника?
Да. Компания — налоговый агент и удерживает НДФЛ из арендной платы.
Можно ли арендовать автомобиль у директора своей компании?
Да, по тем же правилам, что и у любого сотрудника. Подписывать договор от имени компании в этом случае лучше другому уполномоченному лицу или по решению участников.
Нужно ли регистрировать договор аренды автомобиля между организациями?
Нет. Договор аренды транспортного средства не регистрируется.
Можно ли сдать арендованный автомобиль в субаренду другой компании?
В шаблоне — только с письменного согласия собственника.
Подходит и для прицепа: выберите «Прицеп» в разделе о транспортном средстве. Без экипажа — значит, за рулём арендатор: он отвечает за вред третьим лицам и платит штрафы. Проверьте, что арендатор вписан в полис ОСАГО (или полис без ограничений). Для работы в такси нужны отдельное разрешение и полис ОСАГО с отметкой о такси — этот шаблон такой режим не описывает.
Полезно знать
- Существенные условия договора аренды
- Как расторгнуть договор аренды
- Как составить договор аренды
- Срок договора найма жилого помещения